Connaître le droit du travail
Une bonne connaissance du droit du travail et des dispositions prévues par la convention collective de la pharmacie rassure et lève les incompréhensions. Cette démarche sécurise la relation de confiance entre l’employeur et l’employé et crée un terrain favorable à l’organisation pratique des congés.
En interne, définir les mêmes règles pour tout le monde
Selon les textes, la nécessité de service constitue un principe fondamental. Autrement dit, le bon fonctionnement de l’entreprise est prioritaire sur le souhait exprimé en termes de congés, et l’absence d’un salarié ne doit pas compromettre l’activité de l’officine. Si le droit du travail et la convention collective donnent le cadre et définissent les limites, un règlement propre à l’établissement peut être élaboré pour éviter les litiges ou ne pas donner une impression de favoritisme à l’égard de certains employés. Une règle consiste par exemple à accorder en priorité les congés sur le temps des vacances scolaires aux parents d’enfants scolarisés. Une autre règle consiste à donner la priorité à un salarié qui a fait des concessions l’année précédente (en acceptant de décaler ses congés par exemple). Si un règlement existe, il doit être partagé avec l’ensemble du personnel de l’officine.
Cinq semaines par salarié…
Le nombre de congés est défini par le droit du travail et par la convention collective de la pharmacie d’officine. Tout salarié a droit à des congés payés acquis entre le 1er juin et le 31 mai, correspondant à trente jours ouvrables. La convention collective impose une période principale de 24 jours entre le 1er mai et le 31 octobre. Cette période comprend le congé estival correspondant à 18 jours consécutifs. L’ancienneté ou un fractionnement du congé principal permettent d’acquérir des jours de congé supplémentaires. Les cadres par exemple bénéficient de deux jours de congés payés annuels supplémentaires à partir de 6 ans d’ancienneté.
…multipliées par l’effectif de l’équipe, dont le titulaire
L’objectif est de répartir l’ensemble des congés sur une période précise, tout en maintenant un effectif suffisant pour assurer l’activité de l’entreprise. Sans oublier le titulaire lui-même, qui fait partie intégrante de l’équipe et doit s’intégrer dans le planning des congés. Il n’est pas conseillé que le responsable passe systématiquement après les employés, ou inversement, pose ses choix avant tout le monde.
Il est temps de poser vos congés
La période des congés doit être notifiée par écrit individuel ou par affichage au moins 2 mois avant l’ouverture de la période des vacances, c’est-à-dire avant le 1er mars pour la période du 1er mai au 31 octobre. C’est au titulaire que revient la charge de valider les congés demandés, en termes de dates et de nombres de jours posés. Le planning finalisé doit être présenté aux salariés au moins un mois avant leur départ en congés. Une fois les congés fixés, ce planning peut être modifié jusqu’à un mois avant le départ (sauf circonstances exceptionnelles). Une telle décision doit être prise en cas de situation d’urgence, au risque de dégrader les relations entre l’employeur et l’employé.
Pique-nique douille, c’est toi qui pars (en premier)
Excepté pour les rares pharmacies qui ferment encore trois semaines l’été, la majorité des officines françaises reste en activité douze mois sur douze. Ce qui impose de toujours disposer d’un nombre d’employés suffisant pour assurer les missions. La contrainte numéraire n’est pas la seule à prendre en compte. L’ouverture de la pharmacie est soumise aux règles du code de la santé publique. La présence d’un pharmacien est exigée. La répartition des congés dans le temps doit donc se faire à diplôme égal, et à compétence équivalente. Il n’est pas judicieux que deux personnes en charge d’une même tâche au sein de l’officine soient absentes pendant la même période.
Un arbitrage nécessaire
Plus l’équipe est grande, plus les situations de chevauchement de congés sont nombreuses. Lorsqu’un choix est nécessaire, si deux employés se positionnent sur le même créneau, il revient au titulaire d’arbitrer en tenant compte de différents critères. La convention collective prévoit d’ailleurs des priorités pour les départs en congés. Après les besoins de l’entreprise, la situation familiale est prioritaire, devant l’ancienneté. En pratique, il est conseillé de tracer les décisions prises pour chaque période de congés, et de mettre en place des rotations d’une année sur l’autre pour ne léser aucun employé.
Quid des congés exceptionnels ?
Certaines situations, heureuses ou malheureuses, donnent droit à des congés exceptionnels. C’est le cas du mariage ou de l’union par PACS, de la naissance ou de l’adoption d’un enfant, ou du décès d’un membre de la famille. Tout salarié y a droit, sur justificatif, mais dans une proportion différente selon l’ancienneté fixée à plus ou moins de 3 mois dans l’entreprise. « Ces congés doivent être pris au cours d’une période raisonnable entourant l’événement. Ils peuvent être pris ultérieurement si l’employeur donne son accord. En revanche, ces congés doivent être pris et ne peuvent pas faire l’objet du versement d’une indemnité compensatrice », précise la convention collective.