Les causes des difficultés de trésorerie
Elles sont d’ordres structurel et conjoncturel. « Concernant les causes structurelles, on citera un manque d’apport personnel lors de l’achat de l’officine, une rentabilité inférieure aux prévisions qui ne permet pas de faire face aux échéances d’emprunt », souligne Philippe Becker, responsable du département Pharmacie de Fiducial. Un autre paramètre à prendre en compte est le risque dirigeant, à savoir un titulaire qui prend une rémunération trop importante eu égard aux capacités de la pharmacie. Un manque de compétences en matière de gestion peut vite amener à des situations compliquées. Quant aux causes conjoncturelles, elles sont diverses et temporaires. « Il peut s’agir d’une augmentation intempestive du stock mal financé, de travaux devant l’officine qui font baisser le chiffre d’affaires, du remboursement d’un sinistre qui tarde à venir. »
Les rôles du fonds de roulement et du cycle d’exploitation
Concrètement, le besoin en fonds de roulement est la trésorerie que vous devez avoir en permanence en banque pour financer votre cycle d’exploitation. Le cycle d’exploitation, lui, est le processus que vous gérez au quotidien : en fonction des ventes, vous commandez chaque jour, chaque mois ou chaque trimestre les produits dont vous avez besoin pour faire fonctionner de manière optimale votre activité. « le cycle d’exploitations d’une officine est gourmand en trésorerie car pour vendre il faut un stock ! Ce stock est financé en partie par les grossistes et les laboratoires qui consentent un délai de paiement dans le respect de la loi LME. » Or, force est de constater que les stocks de la parapharmacie et des médicaments en OTC s’écoulent plus lentement que les médicaments délivrés sur prescription. Vous payez ces produits avec des délais conventionnels mais il y a un décalage entre les flux entrants et sortants. À cela vient s’ajouter le financement du tiers payant. Ces paramètres entraînent des tensions de trésorerie avec lesquelles vous devez composer et par conséquent prévoir la trésorerie nécessaire.
Le montant de trésorerie dépend de la typologie de votre officine, de son emplacement, de l’importance de votre activité, de votre politique commerciale. Quant à la gestion de votre stock, elle doit être optimisée pour éviter des manques de produits ou bien du sur-stockage. Votre stock ne doit donc être ni trop important, pour ne pas mobiliser inutilement de la trésorerie, ni trop bas, pour répondre aux besoins de la clientèle.
Épargnez-vous les soucis de trésorerie
« Le point clé est de faire un montage financier sérieux lors de l’achat avec le souci de tout prévoir même les impondérables. » Dans la mesure du possible, demandez un montant plus important à votre banque. Les échéances sont plus importantes, certes, mais vous aurez une sécurité de réserve. « Par la suite, il faut toujours penser à emprunter pour faire des travaux ou augmenter son stock. On calculera juste une durée suffisamment longue pour que cela soit compatible avec la rentabilité de la pharmacie. » Si vous envisagez une croissance de votre activité, vous devez penser à ajuster la trésorerie qui doit être affectée au financement du cycle d’exploitation. Dans ce cas, demandez conseil à votre expert-comptable.
Les pièges à éviter
Par la force des choses, les pharmaciens ont dû apprendre à gérer des situations compliquées. Ils anticipent mieux les difficultés éventuelles des moyens avec leur conseil comptable. « Comme pour une maladie, il y a des symptômes qui impliquent de faire un diagnostic avec le banquier, l’expert-comptable voire le grossiste et le groupement. Plus le diagnostic est précoce, moins le risque de défaillance est grand. » Il vous faut donc rester vigilant et ne pas laisser la situation s’aggraver lorsqu’un problème de trésorerie significatif apparaît.
Le rôle de l’expert-comptable est central
Les pharmaciens ont bien compris que les graves problèmes de trésorerie n’arrivent pas qu’aux confrères. C’est pourquoi la vigilance au quotidien dans votre exercice professionnel s’impose notamment sur l’analyse de certains indicateurs tels que la croissance de l’officine, sa rentabilité, sa situation financière.
L’expert-comptable a un rôle essentiel. Il vous apporte ses conseils et son aide pour les plans de financement et de trésorerie. Il est également à vos côtés pour faire le diagnostic des causes de vos difficultés financières et mettre en place les solutions appropriées. Il dispose d’outils qu’il n’avait pas il y a quelques années, et qui lui permettent de « monitorer » la trésorerie au jour le jour et d’alerter ses clients lorsque quelque chose d’anormal parait. Vous prendrez ainsi les bonnes décisions pour gérer au mieux votre activité à l’officine. « Les experts-comptables travaillent pour des pharmaciens chef d’entreprise qui sont diplômés et donc capables de comprendre aisément que l’on ne peut pas dépenser plus que l’officine ne gagne. »