L’ensemble des systèmes d’automatisation de la PDA, constitués par les logiciels est, par définition, fragmenté : le logiciel de production de l’automate (le planificateur), le logiciel de gestion officinale (LGO), les logiciels de validation et ceux utilisés dans les maisons de retraite. Mais l’offre évolue, l’interfaçage entre ces différents maillons s’améliore et aboutit à une plus grande fluidité de la chaîne, tout en assurant sa sécurisation.
L’offre en matière de PDA automatisée s’affine et mérite l’attention des pharmaciens qui travaillent particulièrement avec les EHPADS. Les spécialistes du secteur proposent en effet des logiciels qui s’interfacent mieux et de façon plus fluide entre les différents maillons de la chaîne complexe que représente le circuit du médicament allant des pharmacies aux EHPADS. Cette chaîne est composée de différentes interfaces d’importance inégale, la première entre le LGO de l’officine et le logiciel d’exploitation de l’automate (le planificateur), ensuite entre ce dernier et les différents outils de validation de la production et de livraison existants, et enfin entre tous ces logiciels avec ceux présents dans les EHPADS.
Pour les pharmaciens, il est parfois utile de s’interroger sur la qualité de ces interfaces. Qui plus est, Pharmagest vient de lancer Offidose 2.0, un produit clairement positionné comme susceptible de faire concurrence aux planificateurs proposés par les fabricants et distributeurs d’automates de PDA, et capable de se relier aux logiciels de soins des maisons de retraite. De quoi inciter les pharmaciens qui travaillent avec les EHPADS, et ils sont de plus en plus nombreux, à réfléchir à l’intelligence des systèmes que représentent ces logiciels et leurs interfaces.
La tâche complexe du planificateur
La première étape de leur réflexion est liée au choix du planificateur. Celui-ci est le cœur du système, le nœud crucial qui permet de faire fonctionner l’ensemble. Ce planificateur part de l’ordonnance envoyée par le médecin de l’EHPAD et de tous les autres éléments administratifs transmis par le LGO.
C’est lui qui va distribuer les ordres de production à l’automate et établir des séquences de distribution d’un médicament par tranche temporelle précise (hebdomadaire par exemple), avec les indications de jours et d’heures de délivrance d’un médicament à un résident d’EHPAD donné (avec toutes les informations administratives nécessaires, étage, numéro de chambre etc.), il va également tracer les médicaments avec leurs numéros de lots et dates de péremption (importants notamment en cas d’alertes sur des médicaments émanant des autorités sanitaires).
« La tâche de ce planificateur se complexifie de manière considérable », observe Jean-Luc Fournival, titulaire de la pharmacie St Bruno à Grenoble, et Président de l’UNPF (Union Nationale des Pharmacies de France). « Les résidents d’EHPADS sont des personnes polymédicalisées, et de très nombreux éléments viennent s’ajouter à l’ordonnance du médecin, un changement dans le traitement, un accident subi, une consultation à l’extérieur, c’est ce qu’on appelle le mille feuilles pharmaceutique que doit gérer le planificateur », explique-t-il.
L’indispensable phase de test
La logique voudrait que le pharmacien prenne le planificateur proposé par le fournisseur de l’automate de PDA, qui dispose systématiquement d’un tel logiciel. Mais outre le fait que Pharmagest, éditeur de LGO, se lance sur ce marché, il existe aussi des prestataires qui ne font que du soft, comme Euraf, acteur de longue date de l’automatisation de la PDA, autrefois distributeur d’automate, mais désormais centré sur l’aspect logiciel. La question du choix se pose donc. Pour Jean-Luc Fournival, peu importe que le planificateur émane d’un spécialiste de l’automatisation ou d’un éditeur de LGO, ce qui compte, c’est de tester le logiciel en question avant toute acquisition. « Il ne faut jamais acheter à l’aveugle », prévient-il. « Il est nécessaire d’évaluer ses performances, voir s’il convient aux procédures que l’on a mises en place dans l’officine, sa convivialité etc. »
Parmi les vérifications à effectuer, il y a celle de l’interfaçage avec le LGO, assuré en général par la plupart des logiciels de planification proposés par les spécialistes de la PDA, mais pas par tous. Cela étant, c’est sans doute un problème mineur, si l’on en croit Jean-Baptiste Guillot, gérant d’Euraf. « Le LGO n’est pas nécessaire dans la sécurisation du circuit du médicament, qui peut être assurée de manière manuelle, le LGO ne servant que pour la partie facturation », explique-t-il. Ce qui peut se passer entre le planificateur et le LGO est donc de l’ordre du confort, mieux les deux logiciels communiquent, plus facile est le travail du pharmacien. L’un des arguments avancés par Pharmagest pour pousser Offidose 2.0 est justement la possibilité pour les pharmaciens de ne saisir qu’une seule fois les informations dès lors que l’ordonnance est arrivée, à la fois pour la facturation des médicaments et pour l’ordre de production qui sera donné à l’automate de PDA. « Cela évite les doubles saisies, et donc les erreurs, ainsi que les multiples contrôles », précise Linda Leprovost, chargée de communication et marketing. Les planificateurs proposés par les spécialistes de la PDA tendent aussi vers la suppression de la double saisie. Luc Tredez, gérant de la société Damsi, fournisseur d’automate de PDA, précise que les données liées à la facturation basculent de manière très fluide sur son logiciel de production.
Le sujet de l’aisance de travail peut constituer pour le pharmacien un critère de différenciation. S’il est vrai que l’interfaçage entre planificateur et LGO ne représente pas un enjeu en soi (au pire, on peut créer une interface au cas par cas), certains LGO apportent un confort appréciable. Jean-Baptiste Guillot cite ainsi Visiopharm, un jeune éditeur qui a particulièrement travaillé son système d’export de données entre son logiciel et le planificateur, lequel fonctionne dans les deux sens. « Quand nous sommes sollicités par nos clients, le premier sujet qu’ils évoquent est le problème de la double saisie », souligne Sonia Tebessi, gérante de Visiopharm.
Au-delà du planificateur, les spécialistes de l’automatisation de la PDA proposent des outils pour contrôler la production, vérifier si les sachets et les doses assemblés correspondent bien aux données fournies par le planificateur ou par l’ordonnance elle-même (d’où l’intérêt de sa numérisation). Ces systèmes de contrôle peuvent être parfois très élaborés, selon Jean-Luc Fournival, en initiant par exemple des phases de picking, qui consistent à vérifier une petite partie de la production. On peut ainsi parvenir selon lui à faire baisser le taux d’erreur jusqu’à 2/1 000.
L’ambition de traçabilité en EHPAD
Bien sûr, il faut que la production réalisée puisse bien s’articuler avec les outils utilisés en EHPADS, cet interfaçage-là est vital pour assurer le bon circuit du médicament. Tout arrive à l’EHPAD et tout part de lui aussi, d’où l’importance de s’assurer de l’interfaçage des logiciels utilisés en pharmacie avec les logiciels de soins des maisons de retraite. Il ne sert à rien d’avoir des outils de validation permettant le suivi de la production jusqu’à l’administration des médicaments aux résidents si cet interfaçage n’est pas bien réalisé et surtout si les logiciels utilisés en EHPADS ne le permettent pas.
« Tous les logiciels de soins ne savent pas utiliser des interfaces de ce type, ni exporter des données dans de bonnes conditions ce qui entraîne un grand nombre de manipulations », explique Tristan Zerbib, directeur d’ATP rx (ex KLS). « Si l’EHPAD a une ambition de traçabilité mais n’a pas les moyens informatiques de fournir des choses précises, un plan de posologie à jour, sans que les médecins ne saisissent leurs prescriptions en temps et en heure, mieux vaut se contenter d’un fonctionnement à l’ancienne, avec des indications par fax, c’est certes fastidieux, mais ça marche. » Le maître mot est la rigueur, et l’exigence de l’écrit, ajoute-t-il. D’où la nécessité de savoir comment l’EHPAD fonctionne, être à son écoute, avant peut-être d’envisager des interfaçages avec les logiciels de soins.
L’avantage de s’assurer d’un bon fonctionnement informatique, quand l’établissement en question est motivé et équipé pour utiliser ces outils, est de bien cerner les responsabilités de chacun en cas d’erreur ou de non-respect des traitements. Lorsque l’interface de validation démontre que les sachets ont été délivrés tel jour, à telle heure, et à telle personne, le pharmacien sécurise sa position, en quelque sorte et peut opposer cette validation au plan de soins de l’EHPAD.
Autre bénéfice pour le pharmacien, la validation de la prise de traitement lui permet de savoir où est-ce qu’il en est très précisément de la gestion des traitements, ce qui a un impact sur celle de son stock. Par exemple, quand le médecin décide de changer ponctuellement le dosage d’un médicament donné, un quart de comprimé au lieu d’un demi pendant X jours, le fait de l’enregistrer immédiatement facilite tout l’amont, le stock, la facturation, la production. Le pharmacien doit travailler l’interfaçage au cas par cas, EHPAD par EHPAD. Il est par exemple utile de se renseigner pour savoir si le logiciel de soins utilisé par l’établissement dispose d’un système de validation auquel il peut se connecter, ce qui exempte l’officine de se préoccuper de cette interface.
Selon Tristan Zerbib, certains proposent un module spécifique aux pharmaciens, avantageux estime-t-il dans la mesure où l’EHPAD est en position de force sur ce sujet et décharge ainsi le pharmacien de devoir s’en préoccuper. Il arrive parfois que la chaîne soit plus ou moins intégrée, par exemple le groupe Pharmagest a aussi un logiciel de soins en EHPAD, Titan, l’un des leaders du marché. Au pharmacien d’apprécier les avantages et les inconvénients d’une telle intégration. Il est aussi important d’évaluer les coûts proposés par les différents prestataires, qui peuvent parfois être très élevés, et vérifier ainsi le tarif de tout ce qui concerne spécifiquement les interfaces (certains acteurs les proposent gratuitement), ainsi que la maintenance, qui peut se révéler très onéreuse.
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