Officine pratique

Comment bien organiser son remplacement d’été

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Publié le 04/07/2024

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Différentes solutions s’offrent au titulaire d’officine pour se faire remplacer pendant ses congés d’été. Que le remplacement soit effectué par un pharmacien externe ou par un collaborateur interne, la période estivale s’anticipe pour partir en vacances l’esprit serein.

Avec les clés des locaux, divers éléments relatifs au fonctionnement de l’officine doivent être communiqués au remplaçant
Crédit photo : Phanie

Anticiper les dates et la durée

Les remplaçants sont devenus une denrée rare alors mieux vaut anticiper (cf. Sondage). Pour cela, il est indispensable de planifier les congés d’été de tous les membres de l’équipe, dont le titulaire. Des plateformes d’aide à la gestion des plannings et des congés, incluant des fonctions intelligentes pour être en règle avec le droit du travail et la convention collective, peuvent aider le titulaire dans cette tâche redoutée et chronophage. Plus tôt est finalisée cette étape, plus tôt la recherche d’une solution de remplacement peut démarrer.

Qui pour remplacer ?

Deux options sont possibles. Lorsque l’effectif et l’activité le permettent, le remplacement du titulaire sera réalisé par l’adjoint (cf. Encadré) ou l’associé. L’autre option est de faire appel à un pharmacien externe à l’équipe, pour une durée déterminée. Le remplacement du titulaire pendant un congé d’été peut également être assuré par un étudiant ayant validé sa cinquième année et le stage de 6 mois de pratique professionnelle, sous réserve de disposer d’un certificat de remplacement valide délivré par le conseil régional de l’Ordre.

Recrutement direct ou intérim

Si le titulaire opte pour un remplaçant externe, différents canaux de recherche peuvent être activés ; réseaux sociaux, presse professionnelle, grossistes : il est recommandé de croiser ces supports de diffusion pour augmenter la visibilité de l’annonce. Des applications comme Epitop ont été développées pour mettre en relation des pharmaciens et des candidats, en y ajoutant la perspective d’une collaboration de qualité. Le plus simple reste le réseau de proximité, en faisant appel à un pharmacien remplaçant attitré, connu du titulaire et de l’équipe. Enfin, les agences d’intérim offrent une certaine sérénité à celles et ceux qui ne veulent pas consacrer de temps à rechercher un remplaçant, ou qui n’ont pas réussi par leurs propres moyens.

Un pharmacien remplace un pharmacien

Pour des congés d’été, généralement d’une durée inférieure à un mois, le pharmacien remplaçant doit justifier de son inscription à l’Ordre des pharmaciens, au tableau D ou E, ou d’une procédure d’inscription en cours. Le pharmacien n’exerce pas d’autre activité professionnelle pendant la durée du remplacement.

Les agences d’intérim offrent une certaine sérénité à celles et ceux qui ne veulent pas consacrer de temps à rechercher un remplaçant, ou qui n’ont pas réussi par leurs propres moyens

Des contrats en bonne et due forme

En cas de remplacement par un pharmacien externe, un contrat écrit doit être établi entre le titulaire et le remplaçant, et signé avant de démarrer le remplacement. Il s’agit d’un contrat à durée déterminée (CDD) précisant la durée et les horaires de travail, ainsi que les missions confiées au remplaçant. Si le titulaire demande au remplaçant d’assurer des gardes (et que ce dernier accepte), cette mission doit être écrite dans le contrat. Une déclaration préalable à l’embauche doit également être réalisée auprès de l’Urssaf.

Un remplaçant quoiqu’il en coûte ?

D’un point de vue comptable, le coût du remplacement doit être évalué. S’il est supérieur au coût du titulaire, le delta devra être financé par les réserves de trésorerie de l’officine si la rentabilité ne permet pas de le supporter. Le salaire est évidemment un critère décisif, mais d’autres éléments peuvent susciter l’intérêt d’un pharmacien pour accepter un remplacement. La mise à disposition d’un logement par exemple ; il s’agit d’un avantage en nature qui doit apparaître sur le bulletin de paie et qui génère des charges sociales supplémentaires salariales et patronales, et un net imposable plus élevé.

Voici les clés et le reste

Organiser son remplacement, c’est aussi le rendre plus confortable pour le remplaçant et pour l’équipe. Les pharmacies engagées dans la démarche qualité disposent de procédures qui doivent être facilement compréhensibles et accessibles. Divers éléments relatifs au fonctionnement de l’officine (grossiste principal, logiciel de dispensation, règlement intérieur, assurance ou hotline) ou à son organisation (modalités de livraison à domicile, nouvelles missions mises en place, double contrôle des ordonnances) doivent être communiqués au remplaçant, soit au cours d’un rendez-vous préalable, soit via des supports écrits. Conformément au code de la Santé publique, en l’absence du titulaire, le pharmacien remplaçant devient responsable des tâches effectuées par les préparateurs ; il doit être informé des compétences de chacun, en particulier vis-à-vis de la vaccination ou de la réalisation des tests Covid.

Se faire remplacer pour quelles missions ?

La profession évolue et l’exercice officinal ne se limite plus à la seule dispensation de médicaments. Certaines nouvelles missions imposent une formation complémentaire obligatoire. C’est le cas de la vaccination (injection et prescription), de la réalisation des TROD angine et cystite, et de la délivrance d’antibiotiques sans ordonnance ou d’un kit de dépistage du cancer colorectal. Pour que ces missions soient maintenues pendant le congé du titulaire, le remplaçant doit être en capacité de fournir une attestation de ces formations. Concernant les vaccins, il doit avoir déclaré son activité vaccinale auprès de l’Ordre (déclaration en ligne sur le compte e-POP).

Remerciements au cabinet d’expertise comptable Infini Expertise.