Tout est affaire de méthode et d'organisation

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Disposer des bons matériels ne suffit pas à garantir l’assurance d’une bonne traçabilité du médicament entre officines et EHPADs. Encore faut-il savoir dialoguer avec les personnels soignants, éviter les goulots d’étranglement, vérifier la qualité des process... Tout cela est affaire de méthode.

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Crédit photo : Robotik Technology

Les acteurs de la PDA le disent depuis longtemps, travailler avec les EHPADs est affaire de méthode et d’organisation. Plus encore que les choix d’automatisation, si automatisation il doit y avoir, les différents process doivent être établis au préalable et de la façon la plus précise possible.

Des aides existent malgré le relatif vide juridique sur lequel repose cette activité, l’UNPF a publié l’année dernière un livre blanc sur la sécurisation du circuit du médicament, Medissimo remet à jour chaque année son modèle de convention entre pharmacie et EHPAD, public et gratuit.

Un travail de fourmi, à réaliser avec en toile de fond la préoccupation d’avoir un modèle de PDA rentable, et peut-être une bonne estimation de l’évolution future de cette activité. Se projette-t-on dans un fort développement et plusieurs centaines de patients à gérer ou cherche-t-on un modèle plus modeste en travaillant avec une ou deux EHPADs seulement ?

Cela va conditionner les premiers choix de l’officine, notamment celui de travailler de façon manuelle, semi-automatisée ou complètement automatisée. Le nombre de patients n’est pas à lui seul le déterminant de tels choix, une PDA manuelle peut être facilement plus rentable du fait d’investissements nettement moins lourds.

Patience et persuasion

Le risque cependant est d’écarter d’emblée un élément très important, presque plus psychologique que relevant de la méthode, celui de la relation avec les membres de l’EHPAD. C’est en tout cas le point de vue de Tristan Zerbib, directeur d’Objectif PDA, pour qui être très présent dans un EHPAD les premières semaines de la collaboration avec son officine est indispensable. « Il faut accompagner le personnel soignant, leur montrer l’importance de la traçabilité du médicament, dialoguer avec les médecins », explique-t-il.

Quitte à faire preuve à la fois de patience et de persuasion car les pharmaciens peuvent rencontrer des réticences. « Il est important d’imposer d’emblée un système de validation dans le circuit du médicament, par le biais d’un dispositif à code-barres par exemple, ou toute autre application mobile, mais certains EHPADs ne sont pas prêts à y aller », décrit Tristan Zerbib.

D’où la nécessité de dialoguer sans jamais avoir à forcer. « Il ne sert à rien d’aller plus vite que la musique… » D’où aussi l’importance d’un savoir-faire relationnel. « Certains titulaires ont la sagesse de confier la tâche à un préparateur ou une préparatrice qui dispose de ce savoir-faire », ajoute-t-il. Une relation si difficile parfois qu’elle en serait plus complexe à établir que l’organisation elle-même des process à l’intérieur de l’officine.

Apporter du confort

Organiser la PDA dans la pharmacie, c’est avant tout éviter les goulots d’étranglement susceptibles de ralentir le processus de production. Tristan Zerbib en identifie trois.

Le premier, c’est la déblistérisation. Activité fastidieuse, source de différentes pathologies dans les équipes comme des tendinites, la déblistérisation des médicaments, en amont de tout le process, mérite bien qu’on l’automatise, même dans le cas de PDA manuelle, même quand le nombre de patients à traiter est limité. Il existe des machines à des prix tout à fait accessibles pour apporter au moins ce confort-ci.

Le deuxième goulot d’étranglement est lié à cette étape intermédiaire importante qui est la préparation des plateaux, après que les doses à administrer aient été réparties et avant leur mise en forme dans les piluliers qui seront utilisés par les personnels soignants dans les EHPADs. C’est une étape qui peut être automatisée, ou pas dans un process lui-même soi manuel, soit semi automatisé, auquel cas, la préparation des plateaux est faite de façon manuelle après la répartition informatisée des doses, soit complètement automatisé, assuré par les plus grands automates de PDA. Manuelle, cette opération nécessite de tout faire pour garantir la traçabilité des médicaments intégrés dans les piluliers, données des patients imprimées, informations relatives aux médicaments, étiquettes, bon de livraison, plan de prise etc…

Le troisième moment à surveiller est celui de la vérification de la production. Là encore, l’automatisation apporte des avantages non négligeables, la vérification automatisée étant jugée plus sûre que l’œil humain. Elle a notamment celui de connaître ses propres limites et de proposer à l’écran des informations qui vont faciliter la prise de décision : des photos des sachets qui posent problème, celles agrandies de médicaments, contrôle optique de la couleur, de la forme et du contenu du sachet contrôlé… Elle permet aussi de disposer d’une véritable photothèque des médicaments, difficile à trouver à l’extérieur et pourtant utile au processus de contrôle.

Une équation complexe

Trouver le matériel adapté pour mener à bien ces différentes étapes est facilité dès lors que tout aura été bien pensé en amont. D’autant que l’offre est vaste, aussi bien pour les officines qui veulent automatiser partiellement leur PDA que pour celles qui entendent l’automatiser complètement. Et cela quelle soit l’ambition initiale du pharmacien, de quelques dizaines à quelques centaines de patients.

L’offre se diversifie de plus en plus, des machines plus compactes qui font la même chose, mais moins rapides, des machines de plus en plus spécialisées, on voit par exemple des automates dédiés aux fragmentés. Tenir compte du temps que ces machines prennent pour mener à bien leurs tâches, parfois très chronophages, tenir compte aussi des coûts, et notamment des coûts annexes, comme les consommables, la maintenance, sont autant d’éléments supplémentaires à considérer dans cette équation complexe qu’est la rentabilité d’une PDA.

Selon Tristan Zerbib, s’il fut un temps où il était possible d’acquérir des matériels aux tarifs élevés sans que cela ne grève une rentabilité honorable, ce n’est plus le cas aujourd’hui. « Il y a globalement une baisse des prescriptions, celles-ci s’élevaient autrefois à 140 € par patient et par mois, elles sont de l’ordre de 90 € actuellement, et cela à marges égales. »

H. R.

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