La gestion des stocks, c'est automatique

Stratégique pour les pharmacies, la gestion des stocks est au cœur de leur informatique depuis que celle-ci existe. Les logiciels de gestion officinale se sont donnés comme objectif d’offrir la gestion de stocks la mieux adaptée à l’activité de l’officine, de façon à éviter le surstockage, coûteux, mais aussi les ruptures de stocks, dommageables pour l’image de l’officine. Ils couvrent l’ensemble des tâches qui lui sont liées, gestion des commandes, réception des livraisons, les inventaires… et suivent les évolutions auxquelles sont confrontées les officines depuis leurs quelque trente ans d’existence. Des évolutions drastiques qui leur demandent une gestion plus fine, plus exigeante, et prennent en compte l’apparition de nouvelles contraintes, comme par exemple, les stocks délocalisés, plus nombreux, du fait de recherche d’espace pour les surfaces commerciales, ou de l’apparition de stocks distincts, liés à l’e-commerce ou à la PDA pour les EHPADs par exemple.

Des propositions ajustées

La grande affaire des LGO est de pouvoir mieux automatiser ses différentes tâches de façon à permettre à leurs clients pharmaciens de consacrer plus de temps à d’autres activités. Ceci est désormais possible grâce aux progrès de ce que les éditeurs appellent la « business intelligence », une analyse informatique des données de l’officine capable d’établir les meilleures propositions, en l’occurrence dans le domaine de la politique d’achat. « La partie des commandes auprès des grossistes peut vraiment être automatisée », déclare ainsi Jérôme Lapray, responsable marketing de Pharmagest. « Le logiciel dispose d’une table de rotations et donc des taux de rotation pour chaque produit et peut faire une proposition ajustée, il est également possible pour le pharmacien de paramétrer un mode de réapprovisionnement différent pour des produits spécifiques. », Quand un seuil minimal de stockage est atteint, la commande se fait automatiquement.

« L’automatisation des achats en forte rotation fonctionne très bien, cela permet au pharmacien de se concentrer sur les produits chers », ajoute Stanislas Dunoyer, directeur marketing produit de Smart Rx. « Elle se fait aussi en considérant la typologie de l’officine et de son environnement, zone de chalandise, concurrence… Et permet de déterminer le meilleur approvisionnement, en tenant compte des délais de livraison, des marges… » Ce qui conduit les éditeurs à toujours regarder plus loin dans le choix des catalogues auxquels il est possible d’accéder. Ceux des grossistes répartiteurs, que les pharmacies peuvent consulter directement grâce à la norme Pharma ML, mais aussi ceux des groupements. L’automatisation est moins évidente pour la partie des commandes directes car celle-ci dépend encore beaucoup des négociations régulières menées avec les délégués des laboratoires, mais elle est possible. Smart Rx, par exemple, propose de prévoir et de gérer les ruptures de stocks auprès des industriels pharmaceutiques.

L’automatisation des commandes va encore plus loin, elle peut être totale comme l’évoque Winpharma qui y travaille de telle sorte que les pharmaciens n’aient plus aucune tâche manuelle à assumer. « Basé sur une nouvelle technologie de simulation et d’optimisation des achats, adossé à un accompagnement personnalisé, notre outil permettra de paramétrer automatiquement le bon canal d’achat de façon à permettre au pharmacien d’atteindre ses objectifs », explique Camille Girard, responsable marketing et communication de l’éditeur. Avec à la clé des effets concrets sur la trésorerie, la gestion des promis, la rentabilité, promet-elle. En test actuellement auprès d’une vingtaine d’officines, ce système sera étendu à deux cents officines au cours de l’année prochaine avant d’être proposé à l’ensemble des clients de Winpharma en 2018. La durée de la phase de tests peut surprendre, mais l’éditeur entend être bien rodé avant de le lancer.

Astuces

La gestion des stocks ne se limite pas à la seule automatisation des commandes, elle se traduit aussi par différentes fonctionnalités, parfois des « astuces » selon Jérôme Lapray, pour éviter au maximum les erreurs de stocks qui se produisent entre le stock réel et le stock informatique. C’est par exemple la réception à la volée qui permet de faire une proposition de commande la plus ajustée. Ces astuces, ou différents procédés, vont également concerner tout ce qui est inventaires tournants, facilité par les plates-formes mobiles de plus en plus performantes, ou à la marge, vont gérer par exemple le suivi des litiges avec les fournisseurs afin de mieux y faire face, comme le propose Smart Rx.